Informatiemanagement Mens & Gedrag
0 minuten leestijd

Systeemmigratie en relatiemanagement bij Open Dutch Fiber.

Facts

7 woningcorporaties in regio Utrecht begeleid
15+ commerciële vastgoedeigenaren begeleid
1 succesvolle systeemmigratie

Achtergrond: organisatie, sector en aanleiding opdracht

Open Dutch Fiber is een netwerkprovider in de telecommarkt die een glasvezelnetwerk in Nederland aanlegt en beheert. De organisatie heeft als doelstelling om de resterende gebieden, voornamelijk stedelijke gebieden, in Nederland van een glasvezenetwerk (van ODF) te voorzien. Hierop worden zoveel mogelijk providers op toegelaten om aantrekkelijk te zijn voor de consument. Aanleg gebeurt door gecontracteerde (onder)-aannemers.

In de rol als relatiemanager beheer ik een portfolio aan pandeigenaren (woningcorporaties en vastgoedeigenaren). Ik maak afspraken met hen en leg deze contractueel vast en zie toe op naleving hiervan door andere betrokkenen. Ook begeleid ik een grote migratie naar een nieuwe database als belangenvertegenwoordiger van de pandeigenaren.

Inzicht: probleemstelling en risico’s

ODF is een zeer dynamische organisatie, onder andere vanwege de tijdelijkheid van de opdracht van ODF en de hoge snelheid in de glasvezelmarkt. In deze dynamiek is het cruciaal dat de pandeigenaren als stakeholders voldoende vertegenwoordigd worden. Zo ook in de migratie naar de nieuwe database, waar  hun belangen en wensen in verwerkt dienen te zijn, om de samenwerking te bevorderen en de snelheid in het administratieve proces te verhogen.

Risico’s zijn het verlies van borging en ontbreken van uniformiteit door dynamische aard van organisatie. Dit kan leiden tot onvrede externe stakeholders (zoals pandeigenaren), wat op zijn beurt weer kan leiden tot vertragingen in het operationele proces, wat weer gevolgen heeft op strategisch niveau.

Executie: aanpak en uitvoering

Omgang met de voorgenoemde risico’s en het probleem vraagt proactiviteit en veelvuldig goed contact met belangrijke interne stakeholders. Daarnaast is het belangrijk om zelf te voorzien in de minimaal benodigde borging en de systeeminrichting van de nieuwe database met de blik van een pandeigenaar te ontwikkelen.

Iedere pandeigenaar verschilt in diens behoeften in het aanlegproces, zowel op administratief vlak als in het persoonlijk contact. Desondanks moet in een systeemmigratie enige standaardisatie plaats vinden, om alle pandeigenaren op de nieuwe database te kunnen laten werken.

Belangrijk is daarom om steeds creatief te kijken naar de behoeften van pandeigenaren en onderliggende context hierbij, en hoe hieraan, soms op onverwachte wijze, voldaan kan worden, met behoud van enige uniformiteit.

Resultaat: eenvoud

  • Intern en extern bewaken van de kwaliteit van de werkwijze om te zorgen voor eenvoud voor de pandeigenaar in dit proces.Het uiteindelijke resultaat: een drastisch vereenvoudigde database waarin op pandniveau administratie over het proces van glasvezelaanleg kan worden gevoerd, met uniform ingerichte views voor gebruikers (pandeigenaren), die toch voldoen aan hun individuele behoeften.

#factbuilders

Wij helpen jou meer rendement uit je werkzaamheden te halen.

#factbuilders

Wij helpen jou meer rendement uit je werkzaamheden te halen.