Datagedrevenheidsscan en verbetervoorstellen bij GGZ-organisatie.

Door tegenvallende tarieven, productieplafonds en het uitblijven van de cao-compensatie was het financiële resultaat in 2023 achtergebleven. Daarnaast kende de organisaties uitdagingen als schaarste op de arbeidsmarkt, toegenomen personeelsdruk in de sector, fors oplopende wachtlijsten en druk op het landelijk budget door een nog niet functionerend Zorgprestatiemodel. Met deze context is de organisatie begonnen aan een herinrichting van de zorgorganisatie in zomer 2023. Dit alles leidt tot het verliezen van grip op de interne (zorg)processen en een gebrek aan inzicht.

Risico’s zijn het verlies van inzicht in en grip op de zorgprocessen, afname van draagvlak voor mogelijke nieuwe werkwijzen in de organisatie, en daarmee terugkerende en mogelijk steeds meer tegenvallende financiële resultaten van de organisatie, resulterend in toenemende bekostigingsproblemen.

Het probleem kent vele organisatorische én sector-brede aspecten. Een hogere mate van datagedreven werken als organisatie is geen directe oplossing voor dit probleem, maar een eerste stap om het benodigde inzicht te verkrijgen en op basis daarvan vervolgstappen te bepalen om de organisatie op één lijn te krijgen in hun probleemaanpak.

Probleemaanpak in deze bestond uit het uitvoeren van een scan om inzicht te krijgen in de mate van datagedrevenheid van de zorgaanbieder. Dit kende twee onderdelen: kwalitatieve diepte-interviews met stakeholders op operationeel, tactisch en strategisch niveau, en het afnemen van een kwantitatieve enquête op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Onderwerpen waren inzet van BI, wijze en mate van gebruik van BI op diverse niveaus en afdelingen in organisatie, draagkracht en behoefte, begrip van bedrijfsprocessen, etc.

Resultaat was een kwantitatieve meting van diverse sentimenten en werkwijzen in de organisatie, resulterend in een eindscore over de datagedrevenheid van de organisatie. Deze kwantitatieve meting werd aangevuld en verdiept met een bijbehorend rapport op basis van de interviews. In dit rapport stond per deelgebied van een datagedreven organisatie beschreven wat de huidige status is en welke acties men kan ondernemen om dit te verbeteren.

Met deze meting zijn de aanwezige processen en werkwijzen van de zorgaanbieder inzichtelijk gemaakt en geanalyseerd. Met dit inzicht kan de organisatie een vereenvoudiging beginnen. Borging hiervan ligt in de opgeleverde rapportages, maar ook in de persoonlijke sfeer: veel geïnterviewde stakeholders spraken enthousiast over dit traject en uitten motivatie om bij te dragen hieraan.