BI-terreur: als dashboards chaos creëren.

Wil je grip op de processen in je organisatie? Een BI-dashboard kan dit broodnodige inzicht bieden. Maar op veel plekken ontspoort het gebruik hiervan, met een wildgroei tot soms wel honderd verschillende dashboards als gevolg. Bij Forfacts hebben we hier een term voor: BI-terreur. Maar dat is gelukkig goed te voorkomen!

We spreken van BI-terreur wanneer de BI-tooling – bewust of onbewust – meer onduidelijkheid dan duidelijkheid schept. Denk bijvoorbeeld aan enorme hoeveelheden dashboards, voor elke specifieke situatie een nieuwe, of wanneer er zelfs dubbelingen ontstaan.

Onze experts komen zulke situaties regelmatig tegen. Bijvoorbeeld onze collega Bas Schäperclaus, BI- en data consultant: “Ik zie verschillende managers die allemaal iets specifieks willen zien in een dashboard, waardoor de dashboards extreem uitgebreid worden om aan al deze wensen te voldoen. Hierdoor ontstaat een grote wirwar aan data, waarin gebruikers alleen naar hun eigen stukje data kijken. De eenvoud gaat zo verloren.”

Spraakverwarring tussen mensen én systemen

BI-terreur heeft meerdere oorzaken. Een veelvoorkomend probleem is dat verschillende gebruikte systemen niet op dezelfde manier worden ingericht. De output van de verschillende systemen verschilt dus. Daardoor moet er per systeem een andere datapipeline aangelegd worden en dus ook een nieuw dashboard gebouwd worden. Het resultaat: veel dashboards die volledig of deels met elkaar dubbelen. Dit komt de eenvoud, het inzicht en het gebruikersgemak niet ten goede.

Maar het is niet alleen de inrichting van systemen die voor BI-terreur zorgt. Het komt ook voor dat verschillende teams niet dezelfde taal spreken. Dit laatste was het geval bij een softwarebedrijf waar wij een dashboard voor de omzetverwachting bouwde. Daar werd geprobeerd een omzetvoorspelling te doen op basis van de contracten voor hun diensten. “Sales was daar veel opportunistischer in dan finance. Sales had een verwachting van de omzet, maar finance had een heel ander beeld”, vertelt collega Jeroen Visscher, business analist en PowerBI expert.

Een andere oorzaak is dat onduidelijk is wie verantwoordelijk is voor de dashboards, bijvoorbeeld omdat het BI-team geen officiële status heeft. Dan is wel bekend wie er dashboards maakt, maar is er geen officieel aanspreekpunt en zijn er geen uniforme afspraken over de omgang met dashboards. “Daarmee ontstaat een soort guerrillabeweging. Zo’n afdeling zit ergens in de loopgraven dingen voor mensen te doen, maar niemand weet exact wat de bedoeling van zo’n team is.”

Resultaat: hoge kosten en alternatieve waarheden

BI-terreur veroorzaakt dus allerlei soorten problemen. Maar de kern is steeds hetzelfde: er ontstaat onduidelijkheid. Dit gaat volledig tegen het principe van BI in, namelijk het creëren van eenvoud en inzicht. In plaats dat in één oogopslag duidelijk is wat de stand van zaken is, moet men graven in een eindeloze stroom dashboards. Het gevolg? Niemand weet welke informatie waar te vinden is, en medewerkers werken met hun eigen waarheid, die niet strookt met de werkelijkheid.

Een bijkomend probleem is dat al die dashboards en data niet gratis zijn. Dataopslag kost geld, net als de tijd die wordt besteed aan het maken van de verschillende BI-dashboards. Hoe meer dashboards, hoe hoger de kosten.

Zo voorkom je BI-terreur

BI-terreur is goed te voorkomen. Dat begint bij de informatiebehoefte binnen het bedrijf, stelt BI- en data consultant Erik Marijnen. “Denk hier bij de systeeminrichting al over na. Welke informatie wil ik uit dat systeem hebben en wat heb ik nodig om het bedrijf te besturen? Welke KPI’s heb ik en welke data hoort hierbij? Niet alleen binnen de verschillende afdelingen, maar ook in het management. Waar wil je naartoe, wat is daar belangrijk voor, en welke vragen wil je beantwoord zien?”

Daarbij is het cruciaal dat iedereen dezelfde taal spreekt. “Leg in het dashboard uit hoe alles berekend wordt”, zegt Schäperclaus. “Alleen dan spreken bijvoorbeeld sales en finance dezelfde taal, hanteren ze dezelfde definities en voorkom je twee werkelijkheden. Je moet alle neuzen dezelfde kant op krijgen voordat je een dashboard gaat bouwen.” Om dat te bereiken, moet er voor het bouwen van een dashboard met alle betrokken partijen een discussie gevoerd worden over hoe bepaalde zaken berekend en weergegeven worden.

Het is niet alleen het management dat informatiebehoeften heeft. Ook vanuit de business kunnen vragen over informatievoorziening naar boven komen. Om te voorkomen dat deze vragen steeds onnodig tot nieuwe dashboards of onderdelen op een dashboard leiden, moeten ze gekanaliseerd worden. Visscher: “Je moet overzicht houden: wat heb je al? Anders loop je het risico nieuwe dingen te maken, terwijl je ook iets bestaands een klein beetje kunt uitbreiden om aan de informatiebehoefte te voldoen.”

Geen BI zonder BI-team als poortwachters

Om te zorgen dat de omgang met BI ook in de toekomst goed blijft verlopen, is een officieel BI-team essentieel. “Zij zijn niet degenen die bepalen wat er wel en niet komt”, benadrukt Visscher. “Maar zij helpen bij het begeleiden van het proces en het beheersbaar houden van de dashboards. Bijvoorbeeld door kritische vragen te stellen voordat een dashboard wordt gebouwd. Draagt dit bij aan wat we hier willen doen? Moeten wij onze tijd besteden aan het bouwen hiervan? Want los van de vraag of een dashboard dubbel is, is het altijd de vraag of een nieuw dashboard wel zinvol is. Misschien is het gewoon een hersenspinsel van iemand die het liefst gisteren al een dashboard wilde, maar het een week later al niet meer aanraakt.” Wil je dat BI echt iets toevoegt aan je bedrijf? Zorg dan voor overzicht en duidelijke afspraken. Dashboards moeten helpen, niet de boel ingewikkelder maken.

Wij zorgen voor BI die wél werkt

BI is er om jou te helpen, niet te hinderen. Daarom is een heldere strategie voor dashboarding en datagedreven werken cruciaal. Wij helpen we organisaties grip te krijgen op hun BI-omgeving, van datastrategie tot concreet datamodel. Onze consultants brengen inzicht en eenvoud. Ook ondersteunen we organisaties op interim-basis met ervaren BI-professionals. Daarnaast geven we workshops om de hele organisatie mee te nemen in een datagedreven aanpak. Meer weten? Kijk op onze website of neem contact met ons op.