Data & BI consultant bij Hoscono.

De bestaande informatievoorziening was deels gebaseerd op Excel-overzichten, aangevuld met een beperkte Power BI-rapportage. De rapportage bood onvoldoende samenhang en detail om operationele inzichten eenduidig te kunnen verbinden aan financiële resultaten. 

De relevante data was verdeeld over twee systemen: 

• Een event managementsysteem voor eventgegevens (o.a. aantal gasten, bestellingen en eventinformatie).

• Financieel systeem voor de financiële administratie.

Door een gebrek aan structurele koppeling tussen beide systemen was het lastig om eventinformatie en financiële registratie eenvoudig naast elkaar te analyseren. Daarnaast was de betrouwbaarheid van eventdata in het event managementsysteem afhankelijk van correcte invoer vanuit de operatie. Dit maakte controle en duiding extra belangrijk. 

Als deze situatie ongewijzigd bleef, ontstonden onder meer de volgende risico’s: 

• Besluitvorming op basis van beperkt inzicht, in plaats van consistente data. 

• Onvoldoende onderbouwing voor keuzes rondom pricing en aanbod.

• Beperkte mogelijkheid om trends en uitzonderingen te signaleren.
• Minder grip op financiële prestaties en prognoses richting toekomstige keuzes en investeringen.

De opdracht is gestart met het concretiseren van de stuurvragen: welke beslissingen moeten ondersteund worden, en welke informatie is daarvoor minimaal noodzakelijk. Op basis hiervan is toegewerkt naar een Minimum Viable Product (MPV) met een set KPI’s en een duidelijke drill-down structuur. 

De oplossing is vervolgens ingericht als één Power BI-model waarin het event- en financiële systeem samenkomen: 

• exports worden centraal opgeslagen in SharePoint 

• Power BI laadt deze exports in en verwerkt de data in een eenduidig datamodel 

• de P&L is opgebouwd op basis van individuele boekingsregels uit het financiële systeem 

• via mappingtabellen zijn grootboekregels gegroepeerd en consistent gemaakt, zodat definities en berekeningen aansluiten op de werkwijze in het financiële systeem 

Een belangrijk aandachtspunt in de uitvoering was het mappen van financiële boekingsregels naar een bruikbare P&L-structuur, terwijl er geen directe integratie bestond tussen beide systemen. Door het gebruik van mappingtabellen bleef het model beheersbaar en konden wijzigingen gecontroleerd worden doorgevoerd. 

Voor de rapportage is de DAR-methodiek toegepast: 

• Dashboard: overzicht van de KPI’s 

• Analyse: per KPI een analysepagina met filters, trends en tijdsvergelijkingen (normale weergave & YTD) 

• Report: drill-through naar detailniveau 

Aanvullend zijn verdiepende pagina’s toegevoegd, waar de gebruiker van het dashboard zelf analyses kan uitvoeren naar verdiepende informatie van de evenementen. 

De oplossing heeft geleid tot één centrale rapportageomgeving waarin operationele en financiële inzichten in samenhang beschikbaar zijn. 

Concreet: 

• De opdrachtgever kan de locatie-eigenaar adviseren op basis van consistente informatie, in plaats van losse exports en handmatige samenvoegingen.

• USALI P&L-inzicht is beschikbaar, inclusief tijdsweergaves zoals YTD, Last Year en Forecast.

• Trends en uitzonderingen zijn beter zichtbaar door de mogelijkheid om door te zoomen tot op event- en orderniveau. 

• De locatie beschikt over een basis om onderbouwde keuzes te maken over bedrijfsvoering en prijsstelling, waaronder inzicht in omzetverwachting voor toekomstige events.