Engineeringsproject beheersbaar en inzichtelijk maken in de energietransitie.

Doel van de organisatie is om in een nieuw opgezet programma het geformuleerde werkpakket aan projecten binnen afgesproken tijd, scope en budget te realiseren. Echter vormt dit werkpakket ook de pilot voor een nieuwe manier waarop netbeheerder met de markt samenwerkt (concreet: andere verantwoordelijkheden, verplaatsing van regie, financiële compensatie op stuksbasis of vergelijkbaar in plaats van uurbasis, etc.). Dit, samen met de gestelde deadline, heeft tot gevolg dat binnen het programma een enorme dynamiek aanwezig is. Veel moet in korte tijd worden ingericht en in samenwerking met de netbeheerder moeten kaders en richtlijnen bij aanvang en tijdens het programma worden (her)bepaald. Ook moeten de te engineeren oplossingen steeds voldoen aan de juiste balans tussen toekomstgerichte duurzaamheid, financieel meest gunstige oplossing en in de tijd snelst realiseerbaar, alles in een sterk vermaast en verouderd elektriciteitsnet.

Al deze factoren moeten daarbij gevangen worden in een voor alle betrokkenen relevante rapportage en dusdanig gekwantificeerd worden dat zij ook in toekomstige maanden beheersbaar blijven.

Risico’s zijn de grote schaarste op de aannemersmarkt (waarvan afhankelijkheid bestaat in de engineering), schaarste op de engineeringsmarkt (vinden van werknemers), verschillen van inzicht over technische zaken en wisselende belangen van betrokken partijen en specialisaties.

Omgang met de voorgenoemde risico’s en het probleem vraagt om frequente en efficiënte communicatie en samenwerking, met collega’s bij het engineeringsbureau én bij de netbeheerder. Elke week spreek ik interne en externe betrokkenen meermaals via Whatsapp, Teams, e-mail, telefoon en op kantoor. Ik besteed extra aandacht aan het expliciet controleren van aannames, definities en gemaakte afspraken. Ik ben zo proactief mogelijk in mijn communicatie: zodra ik een mogelijke ontwikkeling signaleer, zorg ik dat van alle betrokkenen input ophaal over hun belangen daarin.

Om te komen tot standaarden, werkafspraken en passende processen werk ik nauw samen met de inhoudelijk expert van desbetreffend onderwerp. Ik vraag hen naar hun werkwijze en invulling, en samen formuleren we een meetwijze en werkproces. Ook leggen we alles op papier vast en monitoren we gezamenlijk wekelijks op alle voortgang en uitvoering van benodigde acties via besluitenlijsten, actielijsten, registers, etc.

Met deze basis aan samenwerking en communicatie zorg ik via rapportages, risicoregisters en mondelinge verslaglegging voor alle benodigde inzichten (financieel, operationeel, programmamatig). Met collega’s ben ik constant bezig met niet alleen de inhoud van deze inzichten, maar ook het verbeteren van de structuur en randzaken rondom deze inzichten. Gezien de hoge dynamiek en relatief korte tijdslijn werken (engineeringsbureau en netbeheerder) iteratief samen: op basis van een MVP-achtige structuur begint het werk, waarbij we maand op maand formaliseren, optimaliseren en verfijnen op zowel de inhoud (financiële resultaten, doorlooptijden, kwaliteit, etc.) als de vorm (rapportage, communicatie, etc.).

Rapportage (intern aan programmamanagement en extern aan netbeheerder ) vereenvoudig en standaardiseer op iteratieve basis. We stoppen met losse Excel-overzichten, persoonlijke draaitabellen en steeds wisselende definities van KPI’s.

We werken aan één centrale plek die voldoet aan de inzichtsbehoeften van alle stakeholders, waar iedereen dezelfde actuele data gebruikt. Ik formuleer met mijn collega’s gestandaardiseerde werkprocessen met uniforme definities (gebaseerd op input van de inhoudelijke experts. Ook heb ik alle te ondernemen engineeringsactiviteiten vertaald naar één omvattend werkproces, geborgd in een workflowmanagementsysteem. Dit systeem is desingle source of truth voor alle operationele inzichten en vormt de basis voor alle rapportage.

Borging van dit alles vindt plaats via gezamenlijke stuurgroepen, interne overlegstructuren, registers en steekproefsgewijze controles in de operatie.