Procesbeheersing is een eitje.

Waarom moeilijk doen als het eenvoudig kan? Met PowerAutomate wordt procesbeheersing een eitje.

Het afgelopen jaar hebben wij Frilim B.V. (installatiebedrijf in de pluimveesector) geholpen met grip op processen en het creëren van inzicht. Door implementatie van een nieuw ERP systeem raakten bestaande processen verouderd. Omdat veel projectinformatie handmatig werd ingevoerd in het systeem, bleef de datakwaliteit sterk achter. Betrouwbare stuurinformatie is in deze situaties lastig te creëren.

Het bouwen van een app of geautomatiseerd proces is dus niet langer voor specialisten. Microsoft biedt met het Powerplatform allerlei low-code en no-code toepassingen, waaronder PowerAutomate. Deze toepassingen zijn niet alleen efficiënt en eenvoudig toe te passen, maar ook goed meetbaar en betrouwbaar in gebruik.

Eenvoud: een foutbestendige invoerflow

Bij Frilim B.V. heeft het Powerplatform enorm geholpen door het opzetten van een gestandaardiseerde invoerflow. Hiermee dwingt het proces bepaalde stappen af via Microsoft Forms. Daarnaast werkt het eenvoudig door vooraf gedefinieerde keuzevelden toe te voegen aan deze voervelden (bv. projecttypes, uitvoeringsdata en bijlages). De data uit deze formulieren wordt opgeslagen en gebruikt bij het creëren van taken en genereren van geautomatiseerde mails.

Inzicht: van ondermaats naar uitstekend

In de inventarisatiefase bleek al snel dat er flinke tekortkomingen waren van basale informatie, bijvoorbeeld:

• ontbrekende aanneemsommen van aangenomen werk projecten;
• ontbrekende opdrachtovereenkomsten met details over uit te voeren werkzaamheden;
• missende uitvoerdata van projecten.

Juist door deze tekortkomingen bloot te leggen, is het eenvoudig hierop te sturen. Door de implementatie van de invoerflow werd de datakwaliteit een stuk verbetert. Hierdoor werd inzichtelijk op welke punten in het proces de kwaliteit niet op orde was.  In een paar maanden tijd wisten wij deze punten bijna volledig op te lossen.

Vrijheid: Tijd voor wat echt telt

Waar ERP systemen vaak weinig vrijheid en flexibiliteit bieden, helpt het om processen te standaardiseren op kwetsbare plaatsen. Denk bijvoorbeeld aan verkoopmedewerkers die beperkt met het ERP systeem werken en een project moeten invoeren in het systeem. Hoe borg je op deze momenten de kwaliteit van ‘data-entry’?
Voor je het weet heb je veel discussies in je organisatie over gemaakte afspraken en zoekwerk naar projectinformatie. Het gebruik van het Powerplatform biedt hiermee procesvrijheid, zonder dat het ten koste gaat van standaardisatie en kwaliteit.

“Realisme betekent voor ons dat we ons richten op meetbare en haalbare resultaten.”

Realisme: Getest en bewezen

Realisme betekent voor ons dat we ons richten op meetbare en haalbare resultaten. Door gebruik van PowerAutomate werd een aanzienlijke verbetering van de datakwaliteit gerealiseerd. Met behulp van de gecreëerde inzichten is het mogelijk effectiever projecten te sturen en tijdig te signaleren waar zaken anders lopen dan vooraf gepland.

Conclusie

Als je bovenstaande knelpunten herkent of zelf het gevoel hebt geen grip te hebben op projecten, dan biedt PowerAutomate / het Powerplatform goede oplossingsmogelijkheden. Het is een praktische en betrouwbare toepassing die echt het verschil kan maken in projectbeheersing. Daarmee wordt procesbeheersing een eitje.

Eenvoud werkt!